台传媒通讯员杨日龙
郑怡是天台县公安局专职档案员,1997年参加公安工作,2009年开始从事档案管理工作,在这个岗位一干就是14年。青春无言,她耐心整理记录、立卷归档,把细致装订进一卷卷案卷里,珍藏最有价值的资料,共扫描各类档案54405卷5644件,著录条目143.6万条,准确高效地服务实战,服务基层。
埋头苦干,公安档案的守护者
公安档案涉及范围广、业务量大、专业性强,管理工作枯燥乏味。
初来乍到,看着档案室里一摞摞的档案,郑怡没觉得档案有什么特别重要的作用。
一段时间后,郑怡的观念发生了变化。她看到一些民警通过调档案,连续破获一些重大案件,意识到承载历史的档案,不仅能作为凭证和依据解决民生问题,为群众提供服务,在案件侦办过程中同样功不可没。这让郑怡对“公安档案汇聚的是公安工作的历史,档案工作,记录历史服务当下,守护的是公安队伍的‘记忆’,使命光荣,责任重大。”这句话有了越来越强烈的感受。
很多案卷年代久远,在整理和保存上需要格外小心。每天到了档案室,郑怡做的第一件事是巡视库房,查看湿度和温度,做好登记。为避免档案生虫,她还对库房定期消毒。在巡视过程中,她认真检查每一个角落,拿出或者放入案卷时小心翼翼,每一个边角都做到整整齐齐。随着一次次翻阅这些陈旧发黄的档案,郑怡逐渐爱上了这个岗位。分类、装订、编号、排架、查借阅,原本枯燥乏味的工作,逐渐成了她生活中不可或缺的一部分。
当时局里的档案管理机制落后,基层派出所的档案管理人员水平参差不齐。为提升整体档案管理能力,郑怡利用周末和节假日走访每一个派出所,面对面、手把手地指导派出所档案员提升业务水平。在她的不懈努力下,全县公安的档案管理旧貌换新颜。
10多年来,郑怡每天对文书档案进行整理归档,年均整理2100余件文书档案、5000余卷档案,10多年来档案零差错。
开拓进取,数字档案为实战
2014年,台州市开展数字化改革,凭借着多年档案工作经验,郑怡敏锐地感觉到公安档案数字化改革是今后档案管理的大趋势。因此,郑怡向局党委建议在全市率先开展档案数字化工作。
面对自己从未接触过的数字领域,郑怡认真钻研,多方请教,以最短的时间迅速掌握了档案系统化、数字化流程。
档案的数字化改革是一块“硬骨头”,数以万册的档案中不乏陈旧老化的纸张,如果只是简单地直接扫描录入,极有可能对老档案造成不可逆的破坏。为此,郑怡仔细翻看每一份材料,对扫描的质量、要求、技术严格把关。那段时间,单位成了她的第二个家。
海量的数据,并没有影响她对录入质量近乎严苛的要求,原本规定数字化抽检率为5%,但为提高录入的准确率,郑怡自加压力,将抽检率提升到20%。增加了数倍的工作量,她晚上加班到深夜,放弃休息时间审查核对,圆满完成了档案从纸质到数字化的蝶变,取得1402.115GB的数字化档案成果。2016年,天台县局被评为浙江省第一批“示范数字档案室”,全市唯一。
10多年来,郑怡埋头苦干、忠于职守,用心钻研业务知识,做到提名知卷、位置准确,被大家称为“档案专家”。2021年4月,刑侦部门在侦办一起20多年的命案积案时,因年代久远,案卷出现了破损遗失,而缺失的部分正是证据链中的关键部分。就在专案组一筹莫展之际,有人想到了郑怡和数字档案。
在刑侦大队工作过的郑怡非常理解战友们的心情,第一次检索没有,第二次检索还是没有,查询的时间和范围、关键字一再扩大,最终,找到了相关材料,案件随之拨云见日,顺利告破。
14年来,郑怡实现了从一名普通档案管理员到行家里手的蜕变,诠释了“兰台人”(泛指档案工作者)默默无闻的精神,从容、沉静,一如幽兰散发着清香。